Priorisieren und Planen mit KI

Wie lassen sich parallele Aufgaben, Fristen und Abstimmungen besser priorisieren und komplexe Vorgänge planbar machen? In diesem Workshop setzen Sie Generative KI als Sparringspartner ein, um Abhängigkeiten sichtbar zu machen, Prioritäten systematisch zu prüfen und aus einem realen eigenen Vorgang einen nachvollziehbaren Arbeitsplan zu entwickeln.

Im Verwaltungsalltag laufen häufig mehrere Vorgänge, Fristen und Abstimmungen gleichzeitig. Unter Zeitdruck bleibt wenig Raum, Prioritäten bewusst zu prüfen oder komplexe Aufgaben zu strukturieren, bevor die Bearbeitung beginnt. Generative KI kann hier mehr leisten als einzelne Texte zu erstellen: Als dialogischer Assistent unterstützt sie dabei, offene Punkte zu erkennen, Abhängigkeiten zu klären und mögliche Reihenfolgen zu entwickeln.

In diesem dreistündigen Online Workshop arbeiten Sie an einem eigenen realen Vorgang. Sie entwickeln eine wiederverwendbare Struktur aus Kontext, Rückfragen, Priorisierungskriterien und Planungsschritten. Am Ende verfügen Sie über einen konkreten, anpassbaren Ablauf für Ihren Fall und über eine Vorlage, die Sie auf weitere Aufgaben übertragen können.

Der Workshop ist toolübergreifend angelegt. Im Mittelpunkt stehen Kontext und Harness Engineering, also wiederverwendbare Kontexte, Vorlagen und Checklisten für die Zusammenarbeit mit einem KI Assistenten.

Kursinhalte

Prioritäten systematisch prüfen, zum Beispiel nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Abhängigkeiten
Komplexe Vorgänge in klare und nachvollziehbare Teilschritte zerlegen
KI als Projekt Sparringspartner einsetzen und mit gezielten Rückfragen steuern
Einen strukturierten Prompt und wiederverwendbare Kontextbausteine für die eigene Aufgabenplanung entwickeln
Hands on Arbeit am eigenen Vorgang mit kollegialem Feedback
Ergebnisse prüfen, anpassen und in den Arbeitsalltag übertragen

Das nehmen Sie mit

Sie verlassen den Workshop mit einem strukturierten Ablauf für einen eigenen realen Vorgang. Die entwickelte Vorlage können Sie anschließend für weitere Priorisierungs- und Planungsaufgaben anpassen und wiederverwenden.

Zielgruppe

Mitarbeitende aus Verwaltung und Wissenschaftsmanagement in der Helmholtz Gemeinschaft, die bereits grundlegende Erfahrung mit generativer KI (z.B. durch den Basiskurs "ChatGPT & Co effektiv nutzen" oder eigenständige Nutzung) haben und ihre Nutzung für Planungs- und Priorisierungsaufgaben vertiefen möchten.

Dieser kostenlose Workshop findet auf Deutsch statt.

Voraussetzungen

Für die praktischen Übungen benötigen Sie Zugang zu einem KI Assistenten Ihrer Wahl, zum Beispiel ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Academic Cloud oder dem Blablador. Die Methoden sind toolübergreifend anwendbar. Falls Sie keinen Zugang haben, kann HIDA vorab einen temporären Zugang bereitstellen.

Bitte bringen Sie einen eigenen, nicht vertraulichen Vorgang mit, den Sie im Workshop priorisieren und strukturieren möchten. Personenbezogene, vertrauliche oder anderweitig schützenswerte Informationen dürfen nicht in externe KI Systeme eingegeben werden.

Kursdaten

15. Oktober 2026, 13:30 - 16:30 Uhr
26. Oktober 2026, 13:30 - 16:30 Uhr

Die Plätze sind auf 25 Teilnehmende begrenzt und werden in der Reihenfolge der Anmeldung vergeben.

Der Trainer

Prof. Dr. Daniel Mertens

Prof. Dr. Daniel Mertens leitete bis Ende 2025 Forschungsgruppen am Deutschen Krebsforschungszentrum (DKFZ) in Heidelberg und am Universitätsklinikum Ulm. Er ist Autor von 101 begutachteten Publikationen und hat 6,77 Mio. € an Drittmitteln eingeworben. Seit 2011 trainiert er Wissenschaftler:Innen, Ärzt:Innen und Mitarbeitende aus Verwaltung und Wissenschaftsmanagement in überfachlichen Kompetenzen.

Seit 2023 hat er in 259 Workshops über 8.000 Teilnehmende darin begleitet, KI-Assistenten in ihrem Arbeitsalltag einzusetzen, darunter wissenschaftsunterstützende Teams am EMBL. 80 % der Teilnehmenden wollen die Umsetzung anschließend zur Top-Priorität machen.

Sein Schwerpunkt: Kontext- und Harness Engineering – wiederverwendbare Strukturen, mit denen KI-Assistenten verlässlich hochwertige Ergebnisse liefern.